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Política de Privacidad

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Política de Privacidad y Tratamiento de los Datos Personales

Política de Privacidad y Tratamiento de los Datos Personales

CONSIDERACIONES GENERALES

Conscientes de la importancia que tiene la protección y el buen manejo de la información personal suministrada los titulares de la información, DATA KNOW S.A.S., identificada con NIT. 901212206 – 9– en adelante DATAKNOW, quien actúa como responsable de la información recibida, ha diseñado la presente política y procedimientos que en conjunto permiten hacer un uso adecuado de sus datos personales.

Conforme a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual desarrolla el derecho fundamental al hábeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales DATAKNOW en calidad de RESPONSABLE de los datos personales que recibe, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público para que conozcan la manera como DATAKNOW trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de DATAKNOW, sus administradores, trabajadores, contratistas y terceros con los que DATAKNOW entable relaciones de cualquier índole.

OBJETIVO

Con la implementación de ésta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes DATAKNOW ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley.

DEFINICIONES

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
  • Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
  • Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
  • Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
    Para efectos de la presente política, DATAKNOW advierte el carácter facultativo que tiene el titular del dato personal para suministrar este tipo de información en los casos en los cuales, eventualmente, puedan solicitarse.
  • Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.).

Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

  • Dato personal privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.
  • Dato personal semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
  • Responsable del Tratamiento: Persona que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Estar “Autorizado”, es DATAKNOW y todas las personas bajo la responsabilidad del mismo, que por virtud de la autorización y de la Política tienen legitimidad para someter a tratamiento los datos personales del titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  • “Habilitación” o estar “Habilitado”, es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue DATAKNOW a terceros, en cumplimiento de la ley aplicable, para el tratamiento de datos personales, convirtiendo a tales terceros en encargados del tratamiento de los datos personales entregados o puestos a disposición.
  • Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
  • Titular del dato: Es la persona natural a que se refieren la información.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como, entre otros, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de esa clase de información.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, lo anterior según el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
  • Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGPD)/ (GDPR en Inglés) General Data Protection Regulation: es la normativa que regula la protección de los datos de los ciudadanos que vivan en la Unión Europea.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley. En consecuencia, se aplican para efectos de la presente política, los siguientes principios:

  • Principio de legalidad: El tratamiento de datos es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  • Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley.
  • Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.
  • Principio de acceso y circulación restringida:strong> El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad:Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

En concordancia con las disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información personal los siguientes:

  • Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a DATAKNOW respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.
  • Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a DATAKNOW salvo en aquellos casos en los que legalmente el Responsable está liberado de tener autorización para tratar los datos del titular.
  • Derecho a ser informado por DATAKNOW previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data.
  • Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que DATAKNOW no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando no exista relación contractual y no se haya respetado lo establecido por la ley para el tratamiento de los datos personales del Titular.
  • Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con DATAKNOW.

REGLAMENTO GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES (“GDPR”)

 

DATAKNOW es el responsable del tratamiento a los efectos del Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679 («GDPR»); y la «información personal» tal y como se utiliza en esta Política de tratamiento de datos personales, según se define en el Artículo 4(1) del GDPR.

 

Si eres un Cliente, proveedor, empleado o tercero y te encuentras en la Unión Europea, y en el caso de decidir entregarnos la información del Titular, de acuerdo con el Reglamento General de Protección de Datos Personales (RGPD)/ (GDPR en Inglés) General Data Protection Regulation (en adelante “RGPD”), DATAKNOW implementa su recolección y tratamiento de datos, de conformidad con la normatividad legal vigente, por lo cual DATAKNOW adecua y posee lo siguiente:

 

  • Cuenta con un protocolo de seguridad establecido e implementado por todo el equipo de trabajo, el cual está capacitado con todas las normas de seguridad sobre los datos personales que se recolectan y almacenan en DATAKNOW, para un uso apropiado de esta información.

 

  • Utiliza para el manejo de la información, herramientas e integraciones con que cumplen con el reglamento RGPD/GDPR con fines específicos sin derecho a ser compartidos o usados con un propósito distinto al que autorizó inicialmente el titular.

 

  • Cumple con los principios generales del RGPD/GDPR en cuanto a calidad de los datos, consentimiento y derecho de información; y les ofrece a todos los titulares de los datos, los derechos de acceso, rectificación, portabilidad de los datos, restricción, supresión y oposición.

 

  • Cumple con los criterios generales de licitud, lealtad y transparencia del tratamiento de datos. Los fines están determinados, explícitos y son legítimos. 

 

  • Aplica la minimización de datos, al recolectar sólo los datos adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. Garantiza la exactitud y actualización de estos y los conserva sólo por el tiempo necesario para los fines del tratamiento.

 

  • Adecua las medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado.

INFORMACIÓN RECOLECTADA

La información y/o datos personales que recolectamos de usted, son los siguientes:

Tipo de persona:

Natural: nombres y apellidos, tipo de identificación, número de identificación, género, estado civil y fecha de nacimiento, correo electrónico, datos financieros (cuentas bancarias) y dirección de domicilio.

Jurídica: razón social, NIT, dirección, teléfono, celular, correo electrónico, país, ciudad, datos financieros (cuentas bancarias)..

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centro de procesamiento de datos ya sean propios o contratados con proveedores, localizados en distintos países, lo cual es autorizado por nuestros clientes al aceptar la presente política de tratamiento y protección de los datos personales.

DATAKNOW se reserva el derecho a mejorar, actualizar, modificar, suprimir cualquier tipo de información, contenido, dominio o subdominio, que pudiera aparecer en el sitio web, sin que exista obligación de preaviso, entendiéndose como suficiente con la publicación en los sitios web de DATAKNOW. Para la solución de peticiones legales o internas y para la prestación u ofrecimiento de nuevos servicios o productos.

TRATAMIENTO, ALCANCE Y FINALIDADES

  • FINALIDADES

DATAKNOW informa a los titulares que los datos recolectados de nuestros clientes, contratistas y proveedores podrán ser utilizados para las siguientes finalidades. El tratamiento podrá realizarlo DATAKNOW directamente o por intermedio de sus contratistas, consultores, asesores y/o terceros encargados del tratamiento de datos personales, para que lleven a cabo cualquier operación o conjunto de operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, clasificación, transferencia y transmisión (el “Tratamiento”) sobre la totalidad o parte de sus datos personales:

  1. La prestación de los servicios contratados.
  2. Mantener contacto con el Titular a través de correo físico o electrónico, mensajes de texto, mensajería instantánea, telefónicamente, o a través de cualquier otro medio de comunicación por conocer, para dar cumplimiento a las diferentes finalidades previstas en la presente política o la atención de procesos propios de la actividad comercial.
  3. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios adquiridos, y notificarle sobre nuevos servicios o productos.
  4. Gestionar sus solicitudes, aclaraciones, e investigaciones.
  5. Elaborar estudios y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo. 
  6. Generar estadísticas y/o controles de datos históricos.
  7. Llevar a cabo los procesos de capacitación y acompañamiento en la estandarización de los servicios que hagan parte de DATAKNOW por medios digitales o presenciales.
  8. El afinamiento de los filtros de seguridad y las reglas de negocio en las transacciones comerciales; confirmar, procesar dichas transacciones, con su entidad financiera, con nuestros proveedores de servicios y con usted mismo.
  9. Realizar evaluaciones periódicas de nuestros servicios a efecto de mejorar la calidad de los mismos.
  10. El envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información técnica, operativa y comercial de productos y servicios ofrecidos por DATAKNOW, sus asociados o proveedores, actualmente y en el futuro.
  11. La solicitud de encuestas de satisfacción, que no queda obligado a contestar.
  12. Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, alianzas comerciales o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas. La transmisión y transferencia podrá efectuarse incluso a terceros países que pueden tener un nivel de protección diferente respecto del colombiano, cuando sea necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones.
  13. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por DATAKNOW con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios y productos.
  14. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
  15. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de DATAKNOW.
  16. Efectuar consultas en distintas bases de datos y fuentes autorizadas (como listas OFAC, ONU, entre otras) necesarias para el control y prevención de fraudes o delitos relacionados con el lavado de activos, de acuerdo con nuestras políticas de prevención y gestión de riesgos – SARLAFT.

Recursos Humanos:

  1. Dar cumplimiento de las obligaciones contraídas por DATAKNOW con los trabajadores titulares de la información, con relación a pago de salarios, prestaciones sociales, y demás consagradas en el contrato de trabajo y normatividad laboral vigente.
  2. Informar al trabajador las novedades que se presenten en desarrollo del contrato de trabajo y hasta después de su finalización.
  3. Evaluar la calidad de los servicios que brindamos.
  4. Realizar estudios internos sobre los hábitos del trabajador titular de la información o solicitar información personal para el desarrollo de programas o sistemas de gestión.
  5. Realizar los descuentos de nómina autorizados por el trabajador.
  6. Gestionar sus solicitudes, administración de actividades, aclaraciones e investigaciones.
  7. Mercadeo y venta de nuestros productos y servicios.
  8. El envío, por medios tradicionales y electrónicos, de información técnica, operativa y comercial de productos y servicios ofrecidos por asociados o proveedores, actualmente y en el futuro.
  9. Elaborar estudios y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo.
  10. Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, alianzas comerciales o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas. La transmisión y transferencia podrá efectuarse incluso a terceros países que pueden tener un nivel de protección diferente respecto del colombiano, cuando sea necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones.
  11. La solicitud de encuestas, que el trabajador no queda obligado a contestar.
  12. Trasladar bien a título de transmisión o de transferencia, la información recibida a todas las entidades judiciales y/o administrativas cuando ello sea necesario para el cumplimiento de los deberes como empleador para cumplir las obligaciones propias de orden laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos.
  13. Trasladar la información personal del empleador a los terceros que legítimamente tengan la facultad de acceder a dicha información.
  14. Entregar bien a título de transmisión o transferencia la información personal del trabajador a todas las entidades que tengan relación con el cumplimiento del responsable en su calidad de empleador.
  15. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de DATAKNOW y sus obligaciones laborales adquiridas en virtud de la celebración del contrato de trabajo o por ministerio de la ley.
  16. Efectuar consultas en distintas bases de datos y fuentes autorizadas (como listas OFAC, ONU, entre otras) necesarias para el control y prevención de fraudes o delitos relacionados con el lavado de activos, de acuerdo con nuestras políticas de prevención y gestión de riesgos – SARLAFT.

Proveedores:

    1. Registro y gestión de todas las actividades relativas al manejo de la relación comercial y/o contractual con el proveedor de DATAKNOW.
    2. Registrar a un proveedor en nuestras bases de datos físicas o digitales, y realizar todos los trámites relacionados con su contratación.
    3. Consultar y verificar la información entregada por el titular como proveedor ante las centrales de riesgo, fuentes privadas y públicas, incluyendo la reportada en planillas de seguridad social y demás listas que se consideren pertinentes para comprobar la experiencia y cumplimiento de sus obligaciones como posible proveedor.
  • TRATAMIENTO
  1. El tratamiento de los datos personales se realizará previa autorización del titular del dato, salvo en los eventos en los cuales el dato es de naturaleza pública. Para esto, se ha implementado un formato de autorización para el tratamiento de datos, el cual deberá ser diligenciado por el titular de la información en el momento mismo en que entrega su información personal. En dicha autorización se explica el alcance y las finalidades del tratamiento de los datos personales, se hace alusión a la autorización por otro, los datos de menores de edad y datos sensibles, así como también se define el canal de atención de los titulares que desean ejercer los derechos contemplados dentro del hábeas data y, se indica el lugar en el cual se encuentra alojada la presente política. Para efectos de adelantar el tratamiento de los datos, DATAKNOW emplea todas las actividades tendientes a conservar la confidencialidad de la información.
  2. La autorización se obtendrá a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como contratos, la página web, formularios, formatos, actividades presenciales o por medio de redes sociales, etc. La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó autorización para el tratamiento de su información.
  3. Si usted nos suministra información personal sobre una persona distinta a usted, como su cónyuge o un compañero de trabajo, entendemos que usted cuenta con la autorización de dicha persona para suministrarnos sus datos; y no verificamos, ni asumimos la obligación de verificar la identidad del cliente, ni veracidad, vigencia, suficiencia y autenticidad de los datos de cada uno de ellos, proporcione. En virtud de lo anterior, no asumimos responsabilidad por daños o perjuicios de toda naturaleza que pudiera tener origen en la falta de veracidad, homonimia o a la suplantación de la información de la identidad.
  4. Su información personal puede ser compartida a título de transferencia o transmisión con las empresas del grupo, los socios comerciales y/o terceros proveedores involucrando, dichos procesos pueden llevarse a cabo en diferentes lugares del que se contrata el servicio o producto adquirido, con las mismas finalidades que se han indicado para la recolección de los datos personales. Dichas entidades están obligadas a cumplir los acuerdos de confidencialidad, transmisión o transferencia correspondientes. 
  5. Ciertos servicios o productos prestados en la página www.dataknow.io, pueden contener condiciones particulares con previsiones específicas en materia de protección de Datos Personales.
  6. Los Datos Personales recolectados serán objeto de tratamiento manual o automatizado e incorporados a lasos correspondientes ficheros o bases de datos (en adelante, el «Fichero») de Dataknow, bien sea en calidad de encargado del tratamiento y responsable de la protección de los datos. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.
  7. Cuando al momento de prestar el servicio el titular se encuentre acompañado de menores de edad o de personas consideradas con discapacidad, y en los que se produzca la recolección de sus datos personales, DATAKNOW solicitará siempre la autorización de quien tenga la representación legal del menor. Ahora bien, si se entrega información personal de la población aquí mencionada sin ser el representante legal, usted manifiesta que cuenta con la autorización del representante legal respectivo, asumiendo directamente la responsabilidad que ello acarrea. DATAKNOW propenderá porque en todo momento se respeten los derechos de los mismos, y su interés superior y prevalente. El representante deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los menores de edad. Se informa a los representantes, del carácter facultativo de responder preguntas sobre datos de los menores de edad. Los datos de los menores de edad, comprendidos en una categoría especial de protección, se tratarán conforme lo dispone la legislación aplicable en la materia y de acuerdo con lo dispuesto en nuestra política de datos personales.

En relación con esa información, serás el responsable de contar con todas las autorizaciones para su Tratamiento y mantendrás sin daño o perjuicio alguno a DATAKNOW por cualquier reclamación o responsabilidad por el uso que se le dé a los datos de acuerdo a las finalidades para las cuales entregaste esa información a DATAKNOW.

  1. DATAKNOW ha adoptado los niveles de seguridad de protección de los datos personales legalmente requeridos, y ha instalado todos los medios y medidas técnicas a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y sustracción ilegítima de los datos personales facilitados a DATAKNOW no obstante, el titular debe ser consciente que las medidas de seguridad en Internet no son inquebrantables.
  2. Si usted elige eliminar su información, en la medida de lo permitido por la ley, conservaremos en nuestros archivos cierta información personal con el objeto de identificar contable y tributariamente los datos de las transacciones realizadas, prevenir el fraude, resolver disputas, investigar conflictos o incidencias, hacer cumplir nuestros términos y condiciones de uso y cumplir con requisitos legales.

No obstante, en el momento en que usted decida revocar su autorización, la información alojada no será utilizada para las finalidades aquí previstas, solamente en los términos estrictamente necesarios y definidos en el párrafo anterior.

  1. Para el conocimiento del Titular, normalmente no realizamos Tratamiento de datos sensibles; sin embargo, si lo llegamos a necesitar, contaremos con las autorizaciones correspondientes, habiéndose informado previamente como Titular: i) que no estás obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles; ii) que es facultativo responder a preguntas que se relacionen con sus datos sensibles; iii) cuáles son los datos sensibles que trataremos; y iv) el tratamiento y las finalidades del mismo.

SEGURIDAD

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta política, DATAKNOW  adoptará medidas de seguridad física, lógicas y administrativas.

DATAKNOW adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias y que se encuentren a su alcance para mantener la seguridad de la información de los Titulares y procura evitar  su pérdida, adulteración, acceso o consulta de terceros no autorizados a la Plataforma interna donde se almacenan, a través de mecanismos aceptables en la Industria  sin embargo ningún método de transmisión por Internet, o método de almacenamiento electrónico, es 100% seguro y los cuando los Titulares  de la información ingresan sus datos personales aceptan y entienden esta situación  por lo tanto, DATAKNOW no garantiza que nunca se produzcan accesos no autorizados.

DATAKNOW tiene el deber de notificar si existe una brecha de seguridad en la información a los Clientes dentro de las 72 horas a la misma.

Todos los empleados y terceros han suscrito cláusulas de confidencialidad en sus contratos y están comprometidos con la manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la información establecida en la Ley.

Riesgos de Seguridad que debe tener en cuenta cuando realiza transacciones en Internet:

  1. Se puede presentar que un Cliente sea engañado por medio de correos electrónicos o algún engaño de servidores DNS, para visitar un sitio falso que presente el mismo diseño, pero donde los datos de la tarjeta sean cargados en el sistema falso, robando información del tarjeta habiente. Por lo cual es importante generar la cultura, que los Clientes para realizar transacciones deben entrar directamente por los dominios conocidos para disminuir los riesgos.
  2. Se puede presentar que el computador donde el Cliente esté realizando la transacción, tenga instalado sin conocimiento previo, algún software espía o mal intencionado que capture todo lo digitado por el teclado o capture información de dispositivos de entrada y sean enviados a alguna red o host en internet. Por lo anterior, se recomienda en lo posible que la transacción sea realizada en el computador de la casa o la oficina.
  3. Se podría presentar suplantación del titular que el titular se niegue haberlo enviado y/o recibido la transacción y sea utilizada por un tercero.

Se recomienda que desde el equipo donde realizan transacciones electrónicas, tenga un antivirus actualizado y activo para mitigar los riesgos de fraude.

Si la información personal fue recolectada o suministrada con anterioridad al 30 de julio de 2013 y usted no manifestó su oposición para que sus datos personales sean transferidos, se entenderá que ha otorgado su consentimiento. En el evento en que desee ratificar su consentimiento o manifestar su negativa lo puede indicar a través del siguiente correo electrónico [email protected].

Cookies y almacenamiento de información local

Al igual que otros sitios web, DATAKNOW utiliza ciertas tecnologías, tales como cookies, y device fingerprinting, que nos permiten hacer de su visita a nuestro sitio más fácil y eficiente, suministrándole un servicio personalizado y reconociéndole cuando usted vuelva a nuestro sitio. Para efectos de la presente Política del presente Aviso de Privacidad «cookies» se identificará como los archivos de texto de información que un sitio web transfiere al disco duro de la computadora de los Titulares con el objeto de almacenar ciertos registros y preferencias.

  1. Los sitios web pueden permitir publicidad o funciones de terceros que envíen «cookies» a las computadoras de los titulares.
  2. Las cookies se asocian únicamente con un usuario anónimo y su ordenador, y no proporcionan por sí el nombre y apellidos del mismo, en muchos casos, usted podrá navegar por cualquiera de los sitios web de DATAKNOW anónimamente. Cuando usted accede a cualquier sitio web de DATAKNOW, se graba su dirección IP (la dirección de Internet de su ordenador), para que nos dé una idea de qué partes del sitio web visita y cuánto tiempo pasa en cada sección. No unimos su dirección IP a ninguna información personal suya, salvo que usted se haya registrado con nosotros y haya entrado al sistema utilizando su perfil.
  3. Por ello, es posible que en determinadas aplicaciones DATAKNOW reconozca a los usuarios después de que éstos se hayan registrado por primera vez, sin que se tengan que registrar en cada visita para acceder a las áreas y servicios o productos reservados exclusivamente a ellos.
  4. En otros servicios será necesaria la utilización de determinadas claves de acceso, e incluso el uso de un certificado digital, en las características que se determinen.
  5. Las cookies utilizadas no pueden leer los archivos cookies creados por otros proveedores. DATAKNOW cifra los datos identificativos del usuario para mayor seguridad.
  6. Para utilizar el sitio web de DATAKNOW, no resulta necesario que el usuario permita la instalación de las cookies enviadas por DATAKNOW, sin perjuicio de que en tal caso será necesario que el usuario se registre en cada uno de los servicios cuya prestación requiera el previo registro.

TRANSFERENCIA NACIONAL O INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Como norma general, los datos del Titular no se transmitirán a terceros, excepto en los casos en los que legalmente estamos obligados a hacerlo, en caso que la transferencia de datos sea necesaria para el establecimiento de la relación contractual o cuando el Titular nos haya dado su consentimiento explícito previo para la transferencia de los datos.

Para el manejo interno de los datos, éstos podrán ser conocidos por el personal autorizado, los cuales deberán conocer los procedimientos de seguridad y recolección de datos.

Para el manejo externo de los datos, es decir, cuando transferimos o transmitimos los datos personales a terceros, como a empresas afiliadas, entre otros, nos aseguraremos de que ellos cumplan con la legislación en materia de protección de datos, con las medidas de seguridad y las mismas garantías otorgadas por nosotros.

Es importante señalar que entre los lugares donde los datos del Titular podrían ser procesados podrían figurar países que no gocen del mismo grado de protección de datos que el país desde el cual la información ha sido proporcionada. Si este es el caso, adoptaremos todas las medidas razonables para garantizar que tus datos sean tratados con los niveles de protección y seguridad que recibirán de acuerdo a las normas colombianas.

DATAKNOW podrá realizar la transferencia de datos a otros Responsables del tratamiento cuando así esté autorizado por el titular de la información o por la ley o por un mandato administrativo o judicial.

TRANSMISIÓN INTERNACIONAL Y NACIONAL DE DATOS A ENCARGADOS

DATAKNOW podrá enviar o transmitir datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera de la República de Colombia en los siguientes casos: a) Cuando cuente con autorización de titular y b) cuando sin contar con la autorización exista entre el Responsable y el encargado un contrato de transmisión de datos.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  • Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  • Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.
  • Actualizar la información del Titular, comunicando en el debido tiempo al Encargado, todas las novedades sobre los datos que hayas suministrado y realizar todo lo necesario para que la información del Titular se mantenga actualizada. 
  • Rectificar la información del Titular cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado del Tratamiento.
  • Tramitar las consultas del Titular y reclamos que tengas en los términos de ley.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  • Garantizar que la información que entreguemos a un Encargado sea real, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  • Exigir del Encargado condiciones adecuadas de seguridad y privacidad de la información del Titular en todo momento.

DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

  • Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente ley.
  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la superintendencia de industria y comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la superintendencia de industria y comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

Todo Cliente o causahabiente de Datos Personales tiene derecho a solicitar a DATAKNOW la eliminación total o parcial de sus Datos Personales de acuerdo al procedimiento establecido en la cláusula “Peticiones, quejas y reclamos”.

La supresión de Datos operará y será definitiva siempre y cuando los mismos: (a) no estén siendo tratados conforme a lo establecido por la legislación vigente, (b) hayan dejado de ser necesarios para la finalidad con la cual se recaudaron o, (c) se haya superado el periodo de tiempo requerido para cumplir con el fin por el cual se recaudaron.

DATAKNOW podrá negar la eliminación cuando: (a) El Cliente tenga el deber legal y/o contractual de permanecer en la base de datos; (b) La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas en curso.

PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, DATAKNOW ha destinado el correo electrónico [email protected], para canalizarlas, estudiarlas y contestarlas. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581:

Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en nuestra base de datos. DATAKNOW suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos: El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante DATAKNOW, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a DATAKNOW con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, DATAKNOW requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • En todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante DATAKNOW.
  • El área responsable para efectuar la recepción y trámite de las reclamaciones es la Gerencia de Seguridad de la Información.
  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

VIGENCIA

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del [día][mes] de 2023.  

La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados. Sin embargo, los datos personales proporcionados se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y hasta por 5 años contados a partir de la última interacción del Titular con DATAKNOW si se trata de datos personales de clientes, salvo que el Titular solicite su eliminación antes de cumplirse ese lapso de tiempo. 

Los datos personales de proveedores, empleados y accionistas se almacenarán mientras se mantenga la relación contractual con el Titular de la información y posteriormente mientras no se solicite la eliminación por el interesado, siempre y cuando exista una finalidad de archivo por la naturaleza de la relación que existió entre las partes. 

Esta Política podrá ser modificada de manera unilateral por parte de DATA KNOW S.A.S. en cumplimiento de algún deber legal o reglamentario o cuando sea necesario por la modificación de las condiciones de tratamiento y recolección. En dicha eventualidad se informará y publicará, para que los titulares de la información se manifiesten y ejerzan sus derechos, si estos no se manifiestan en un plazo de cinco (5) días hábiles siguientes, se entenderá aceptados. Sin embargo, tal como lo establece la ley, cuando dicha reforma afecte aspectos sustanciales se obtendrá nueva autorización del Titular de la información.

LEY Y JURISDICCIÓN APLICABLE.

Esta Política de tratamiento de datos personales tiene como base lo indicado en la Constitución Política de Colombia, así como en la ley 1581 de 2012 y demás normas reglamentarias que la modifiquen, adicionen o complementen.

DATOS DE RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Correo Electrónico: [email protected]

Página web: www.dataknow.io